Kaleva365 Oy:n lehtien tilaajien asiakasrekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Kaleva365 Oy
Y-tunnus 2715049-8
PL 170, 90401 OULU
Käyntiosoite: Solistinkatu 4, 90140 OULU
08-5377 111
2. Rekisteriasioista vastaavan henkilön ja/tai yhteyshenkilön yhteystiedot
Puhelin: 08-5377 610
Yhteydenotot: asiakaspalvelu@kaleva.fi
3. Rekisterin nimi
Kaleva365 Oy:n lehtien tilaajien asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin kerätään ja siellä säilytetään Kaleva365 Oy:n lehtien tilaajien tilaushistoria sekä reskontra-, asiakas- ja osoitetietoja. Tietoja tarvitaan tilatun lehden toimittamista, laskuttamista ja jälkimarkkinointia tai muiden konsernin tuotteiden ja palveluiden markkinointia varten.
Tietoja kerätään Kaleva konsernin (myöhemmin Kaleva) keskitettyyn rekisteriin. Tietoja voi käyttää Kalevan, sekä tytäryhtiöiden markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen.
5. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste
Asiakkaan tilaaman tuotteen toimittamiseen, laskuttamiseen ja asiakassuhteen hoitoon, joka vastaa asetuksessa mainittua sopimusta. Sopimukseen pohjautuu oikeutettu etu käyttää tietoja Kaleva-konsernin tuotteiden markkinointiin 48 kk tilausjakson päättymisen jälkeen.
Tietoja säilytetään mahdollisten uusintaostojen perusteeksi. Kirjanpitolaki säätelee tilauksiin liittyvien tietojen säilytysaikaa.
6. Tietosisältö
- Asiakkuuteen liittyvät tiedot
- Nimi
- Vakituiset ja tilapäiset osoitteet
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Henkilön itse antamia profiili- ja muita tietoja
- Henkilöstä tilaushistorian perusteella johdettuja profiilitietoja
- Markkinointiluvat ja tarjonnanestot
- Tilauksiin liittyvät tiedot
- Ostotapahtumat
- Lehti
- Tuote/tilauslaji
- Tilauksen ajankohta
- Tilauksen jakelun keskeytykset
- Palautteet
- Lasku- ja maksutiedot
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään. Tiedot laskujen maksun tilanteesta saadaan yrityksen omasta myyntireskontrasta, joka saa maksutiedot pankeilta normaalin viitesuoritusliikenteen kautta.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Asiakkaan tietoja voidaan siirtää perintätoimistolle perinnän toteuttamiseksi.
9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä
Kaleva-konserni voi antaa henkilötietojen käsittelyä toimeksi konsernin ulkopuolisille yrityksille, jotka pääsääntöisesti toimivat EU:n tai ETA:n alueella.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Näissä tapauksissa Kaleva-konserni huolehtii tietosuoja riittävästä tasosta, esimerkiksi edellyttämällä, että EU ja valtio, jossa käsittely tapahtuu, ovat sopineet tästä mahdollisuudesta ja että henkilötietojen käsittelyä suorittava yritys on virallisesti sitoutunut tähän sopimukseen tai sopimalla Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne Kaleva365 Oy:n toimihenkilöt, joilla työnsä puolesta on perusteltu tarve sekä sen mukaan myönnetyt käyttäjätunnukset ja salasanat.
Tietojen suojauksesta ja luvattoman käytön estosta huolehditaan yhtäältä käyttäjäohjeistuksen ja -valvonnan ja sekä tiedottamisen avulla, ja toisaalta teknisten keinojen kuten suojausohjelmistojen ja -laitteiden, kuten palomuurien avulla. Yrityksessä on järjestetty kulunvalvonta, joten ulkopuoliset eivät pääse järjestelmään.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen asiakassuhteen tai muun rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta aiheudu.
12. Tietojen elinkaari
Tiedot lisätään rekisteriin, kun henkilö ensimmäisen kerran tilaa tuotteen tai antaa muutoin henkilötietonsa. Tiedot täydentyvät asiakkaan itsepalvelun kautta lisäämillä tiedoilla sekä laskutuksen, maksujen seurannan ja mahdollisten muiden tapahtumien myötä. Henkilötiedot säilytetään kunnes viimeisestä maksetusta ostotapahtumasta on kulunut kirjanpitolain edellyttämä säilyttämisaika.
13. Rekisteröidyn oikeudet
13.1. Tiedottaminen
Rekisteröidylle toimitetaan tietoja kerättäessä seuraavat tiedot:
1. Tietojen käyttötarkoitus
2. Laillinen peruste tietojen keräämiseksi
3. Henkilötietojen säilytysaika
4. Henkilön kulloisenkin lainsäädännön puitteissa olevat oikeudet omiin tietoihinsa.
Rekisterin käyttötarkoituksen mahdollisista muutoksista tiedotetaan rekisteröityjä tämän tietosuojaselosteen muutoksella sekä ilmoittamalla asiasta sekä Kaleva365 Oy:n lehdissä ja verkkosivuilla.
13.2. Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidylle toimitetaan rekisteriote hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidyn tiedot oikaistaan virheellisiltä osin. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.4. Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, mikäli tietojen säilyttämiseen ei ole lain tai muiden viranomaismääräysten mukaista perustetta (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 5). Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidylle toimitetaan koneluettava siirtotiedosto hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.6. Oikeus vastustaa automaattista profilointia
Rekisterissä ei suoriteta automaattista profilointia.
13.7. Oikeus kieltää tietojensa käyttö markkinointiin
Rekisteröity voi kieltää tietojensa käytön markkinointitarkoituksiin ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
13.8. Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Mikäli henkilön rekisterissä olevat tiedot ovat joutuneet tietoturvaloukkauksen kohteeksi ja loukkauksesta aiheutuu korkea riski henkilön oikeuksille ja vapauksille, henkilölle ilmoitetaan asiasta. Tietoturvaloukkauksista tiedotetaan valvontaviranomaisille kulloinkin voimassa olevien määräysten edellyttämällä tavalla.
13.9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.
14. Digipalveluiden käyttötiedon keruu
Tämän rekisterin yhteydessä ei kerätä digipalveluiden käyttötietoja.
