Pro Ratas Oy:n yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden rekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Pro Ratas Oy
Y-tunnus 2454477-4
Käyntiosoite: Pitkämäenkatu 6, 20250, Turku
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Puhelin: 0400 724 860
Yhteydenotot: info@proratas.fi
3. Rekisterin nimi
Pro Ratas Oy:n yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin kerätään yrityspalveluita ostaneiden sekä potentiaalisten yritysten ja niiden yhteyshenkilöiden tietoja. Tietoja tarvitaan yhteydenpitoon ja tuotteiden ja palveluiden markkinoinnin kohdentamiseen.
Tietoja kerätään Kaleva konsernin (myöhemmin Kaleva) keskitettyyn rekisteriin. Tietoja voi käyttää Kalevan, sekä tytäryhtiöiden markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen.
5. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste
Yritysasiakkuus tarkoittaa, että yrityksen yhteyshenkilöiden tietojen säilyttämiseen on oikeutettu etu, jotta Pro Ratas Oy pystyy täyttämään osuutensa sopimuksesta.
6. Tietosisältö
Yhteyshenkilön tiedot: yrityksen nimi, henkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään tai saman yrityksen toiselta yhteyshenkilöltä.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta.
9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä
Kaleva-konserni voi antaa henkilötietojen käsittelyä toimeksi konsernin ulkopuolisille yrityksille, jotka pääsääntöisesti toimivat EU:n tai ETA:n alueella.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Näissä tapauksissa Kaleva-konserni huolehtii tietosuoja riittävästä tasosta, esimerkiksi
1. edellyttämällä, että EU ja valtio, jossa käsittely tapahtuu, ovat sopineet tästä mahdollisuudesta ja että henkilötietojen käsittelyä suorittava yritys on virallisesti sitoutunut tähän sopimukseen tai
2. sopimalla Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen, ja muuten siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojalausekkeen mukaisesti.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne Pro Ratas Oy:n toimihenkilöt, joilla työnsä puolesta on perusteltu tarve sekä sen mukaan myönnetyt käyttäjätunnukset ja salasanat.
Mikäli käytämme henkilötietojen käsittelyyn alihankkijoita, huolehdimme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja heidänkin toimestaan käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan lainsäädännön sekä mahdollisten muiden määräysten edellyttämällä tavalla.
Tietojen suojauksesta ja luvattoman käytön estosta huolehditaan yhtäältä käyttäjäohjeistuksen ja -valvonnan ja sekä tiedottamisen avulla, ja toisaalta teknisten keinojen kuten suojausohjelmistojen ja -laitteiden, kuten palomuurien avulla. Yrityksessä on järjestetty kulunvalvonta, joten ulkopuoliset eivät pääse järjestelmään.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen asiakassuhteen tai muun rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta aiheudu.
12. Tietojen elinkaari
Yrityksen yhteyshenkilön tiedot lisätään rekisteriin, kun yritys on lisätty asiakasrekisteriin tai kun kyseinen henkilö tulee asiakasrekisteriin aiemmin lisätyn yrityksen yhteyshenkilöksi. Kun kyseinen henkilö ei enää toimi yrityksen yhteyshenkilönä, henkilön tiedot poistetaan.
13. Rekisteröidyn oikeudet
13.1. Tiedottaminen
Rekisteröidylle toimitetaan tietoja kerättäessä seuraavat tiedot:
1. Tietojen käyttötarkoitus
2. Laillinen peruste tietojen keräämiseksi
3. Henkilötietojen säilytysaika
4. Henkilön kulloisenkin lainsäädännön puitteissa olevat oikeudet omiin tietoihinsa.
Rekisterin käyttötarkoituksen mahdollisista muutoksista tiedotetaan rekisteröityjä tämän tietosuojaselosteen muutoksella sekä ilmoittamalla asiasta sekä Pro Ratas Oy:n lehdissä ja verkkosivuilla.
13.2. Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidylle toimitetaan rekisteriote hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidyn tiedot oikaistaan virheellisiltä osin. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.4. Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, mikäli tietojen säilyttämiseen ei ole lain tai muiden viranomaismääräysten mukaista perustetta (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 5). Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.5. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
Rekisteröidylle toimitetaan koneluettava siirtotiedosto hänestä rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.6. Oikeus vastustaa automaattista profilointia
Rekisterissä ei suoriteta automaattista profilointia.
13.7. Oikeus kieltää tietojensa käyttö markkinointiin
Rekisteröity voi kieltää tietojensa käytön markkinointitarkoituksiin ottamalla yhteyttä rekisteristä vastaavaan yhteydenottokanavaan (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 2).
13.8. Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Mikäli henkilön rekisterissä olevat tiedot ovat joutuneet tietoturvaloukkauksen kohteeksi ja loukkauksesta aiheutuu korkea riski henkilön oikeuksille ja vapauksille, henkilölle ilmoitetaan asiasta.
Tietoturvaloukkauksista tiedotetaan valvontaviranomaisille kulloinkin voimassa olevien määräysten edellyttämällä tavalla.
13.9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.
14. Digipalvelujen käyttötiedon keruu
Digipalvelujen käyttötietoja ei kerätä tässä yhteydessä.
