Kaleva365 Oy:n yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden rekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Kaleva365 Oy
Y-tunnus 2715049-8
PL 170, 90401 OULU
Käyntiosoite: Solistinkatu 4, 90140 OULU
08-5377 111
2. Rekisteriasioista vastaavan henkilön ja/tai yhteyshenkilön yhteystiedot
Puhelin: 044 7995893
Yhteydenotot: palvelupiste@kaleva.fi
3. Rekisterin nimi
Kaleva365 Oy:n yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriin kerätään ja siellä säilytetään ilmoitustilaa ja muita yrityspalveluita ostaneiden sekä potentiaalisten yritysten ja niiden yhteyshenkilöiden tietoja. Tietoja tarvitaan yhteydenpitoon ja tuotteiden ja palveluiden markkinoinnin kohdentamiseen ja kehittämiseen sekä tuotannon hoitamiseen. Tietoja kerätään Kaleva konsernin (myöhemmin Kaleva) keskitettyyn rekisteriin. Tietoja voi käyttää Kalevan, sekä tytäryhtiöiden markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen.
5. Henkilötietojen käsittelyn laillinen peruste
Yritysasiakasrekisterissä markkinointikontaktit, tarjoukset ja sopimukset kytketään yrityksen yhteyshenkilöön. Koska Kaleva365 toimii yhteistyössä yrityksen kanssa tai pitää yritystä potentiaalisena asiakkaana, on yhteyshenkilön tietojen tallentamiseen oikeutettu etu.
6. Tietosisältö
1. Yrityksen nimi
2. Yhteyshenkilön tiedot (rooli ja mahdollinen käyntiosoite
a. Nimi ja yhteystiedot
b. Tarjoukset, tilaukset, sopimukset, kontaktit ja reklamaatiot
c. Myyjätiedot
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääsääntöisesti yhteyshenkilöltä itseltään tai toiselta saman yrityksen yhteyshenkilöltä. Päättäjä ja vaikuttaja roolissa olevien yhteyshenkilöiden tietoja haetaan myös ulkopuolisista yritysrekistereistä.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta.
9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä
Kaleva-konserni voi antaa henkilötietojen käsittelyä toimeksi konsernin ulkopuolisille yrityksille, jotka pääsääntöisesti toimivat EU:n tai ETA:n alueella.
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Näissä tapauksissa edellytyksenä on, että EU ja valtio, jossa käsittely tapahtuu, ovat sopineet tästä mahdollisuudesta ja että henkilötietojen käsittelyä suorittava yritys on virallisesti sitoutunut tähän sopimukseen.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne Kaleva365 Oy:n toimihenkilöt, joilla työnsä puolesta on perusteltu tarve sekä sen mukaan myönnetyt käyttäjätunnukset ja salasanat.
Mikäli käytämme henkilötietojen käsittelyyn alihankkijoita, huolehdimme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja heidänkin toimestaan käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan lainsäädännön sekä mahdollisten muiden määräysten edellyttämällä tavalla.
Tietojen suojauksesta ja luvattoman käytön estosta huolehditaan yhtäältä käyttäjäohjeistuksen ja -valvonnan ja sekä tiedottamisen avulla, ja toisaalta teknisten keinojen kuten suojausohjelmistojen ja -laitteiden, kuten palomuurien avulla. Yrityksessä on järjestetty kulunvalvonta, joten ulkopuoliset eivät pääse järjestelmään.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen asiakassuhteen tai muun rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta aiheudu.
12. Tietojen elinkaari
Tiedot lisätään rekisteriin, kun yritystiedot perustetaan tai henkilö aloittaa yhteyshenkilön roolissa. Tiedot poistetaan, kun henkilö ei toimi enää yhteyshenkilön roolissa.
13. Rekisteröidyn oikeudet
13.1. Tiedottaminen
Rekisteröidylle toimitetaan tietoja kerättäessä seuraavat tiedot.
1. Tietojen käyttötarkoitus
2. Laillinen peruste tietojen keräämiseksi
3. Henkilötietojen säilytysaika
4. Henkilön kulloisenkin lainsäädännön puitteissa olevat oikeudet omiin tietoihinsa.
Koska päättäjä- ja vaikuttajatiedot kerätään ulkoisista yritysrekistereistä, tietolähde ilmoitetaan viestinnän yhteydessä. Rekisterin käyttötarkoituksen mahdollisista muutoksista tiedotetaan rekisteröityjä tämän tietosuojaselosteen muutoksella sekä ilmoittamalla asiasta uutiskirjeellä tai muuta viestintäkanavaa käyttäen.
13.2. Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröity voi esittää pyynnön päästä tietoihinsa ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun yhteydenottokanavaan. Rekisteröidylle toimitetaan rekisteriote häntä koskevista rekisterissä olevista tiedoista. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.3. Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi esittää pyynnön tietojen oikaisemiseen ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun yhteydenottokanavaan. Rekisteröidyn tiedot oikaistaan virheellisiltä osin. Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.4. Oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröity voi esittää pyynnön tulla unohdetuksi ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun yhteydenottokanavaan. Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, mikäli tietojen säilyttämiseen ei ole lain tai muiden viranomaismääräysten mukaista perustetta (kts. tämän tietosuojaselosteen kohta 5). Pyynnön yhteydessä henkilön on todistettava henkilöllisyytensä.
13.5. Oikeus vastustaa automaattista profilointia
Rekisterissä ei suoriteta automaattista profilointia.
13.6. Oikeus kieltää tietojensa käyttö markkinointiin
Rekisteröity voi kieltää tietojensa käytön markkinointitarkoituksiin ottamalla tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainittuun yhteydenottokanavaan.
13.7. Oikeus saada ilmoitus henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Mikäli henkilön rekisterissä olevat tiedot ovat joutuneet tietoturvaloukkauksen kohteeksi ja loukkauksesta aiheutuu korkea riski henkilön oikeuksille ja vapauksille, henkilölle ilmoitetaan asiasta. Tietoturvaloukkauksista tiedotetaan valvontaviranomaisille kulloinkin voimassa olevien määräysten edellyttämällä tavalla.
13.8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa lainsäädäntöä.
